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行政工作的价值:因为需要所以重要
栏目:文体艺术 2018-11-21

阅读:3492次

作者:HeBe

行政工作的价值:因为需要所以重要

 我在一家300多人的公司做行政专员,工作汇报对象是行政经理,感觉每天的工作很忙,不仅要负责办公物品采购、发放,管理会议室,各部门的出差报销,酒店预订,还要负责文书资料管理、接待事务,车辆安排、卫生管理,节假日员工关怀等等。每天都有不同的人随时来找我,经常工作干了一半就被打断,有的时候周末公司有同事来加班,我还要来开门,工资不高,但真是操碎了心,感觉自己就是个打杂滴,很失落。

  请问大家,行政工作有前途吗?怎样体现自己的价值?                    

 

  一、为什么大家觉得行政没前途呢?

  1、门槛低。基础的行政工作,准入条件低,给不了从业者成就感;

  2、前景模糊。一个质量过关的行政人员,什么都要懂,青春少年要样样红。但每个部分要求都不会多高,样样通样样松。

  3、成长过程漫长。因为做的大多是基础工作,不经历风雨,也难得看到彩虹,长得就要慢一点。别人的成长时间用月来计,你可能要用年。

 

  二、谁说行政工作就是打杂了?

  大家都知道CEO这个已经没什么上升空间的岗位, Chief Executive Officer,逐字生硬的翻译叫“首席执行官”,不过公认最恰当的翻译,应该是叫“行政总裁”,一个在企业中负责日常事务的最高行政人员。

我们先来行政专员的词条:行政专员是每个公司所必须具备的岗位,协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划;协助审核、修订行政管理规章制度,进行日常行政工作的组织与管理;协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理,为其他部门提供及时有效的行政服务;协助承办公司相关法律事务;参与公司绩效管理、考勤、采购事务等工作;公司经营事务的管理和执行工作。除了“参与公司绩效管理、考勤、采购事务等工作”有些不恰当外,其他事物还真就是行政工作者需要处理的。

 

举个小案例:小编上家公司隔壁有一个行政,偶尔有空的话时候会出来喝个茶。此人日常工作的主要内容有:

  ●房租、物业费、水、电等各种费用的管理;

  ●办公室里各种用品供应商的联系、选择、采购费用核算,比如笔、本子、名片、信封、下午茶零食水果、节假日礼品、矿泉水、鲜花绿植等等;

  ●里里外外的事务,比如安防、家具、用车、装修、搬家、快递;

  ●各种活动的举办和支持,生日会、团建、年会……每一台活动都要从方案策划、酒店联系跟到舞台布置;

  ●人员的管理,小时工、保洁、司机,还有出差人员的差旅成本控制;

  ●物资的调配,接待访客、安置求职者、收发快递、会议室管理、政府各个部门的检查;

  ●工作氛围创建,春天的药品,夏天的电风扇,秋天的零食,冬天的取暖器,还有端午的粽子,中秋的月饼……全部都要考虑到。

  作为一个“可替代性很强”的职位,有一回这姐们因为母亲突发疾病而火速离职,公司迅速在一周内陷入混乱,因为根本没办法在短时间内找到能替代的人,公司也时常有VP或者技术大牛离职,但都能够很快解决,从来没有出过这种乱象,所以各位行政同学们,不要妄自菲薄,任何公司没有行政都是玩不转的。

  行政可以对接到所有部门,行政人员要提高自身在各个工作环节的重要性,如果人力招人“问你一句”,合作单位来盘道“问你一句”,领导要定什么政策想预估下面会有什么反应“问你一句”,下边想提建议不知道怎么操作“问你一句”……

 

 三、行政工作建议

  其实不仅仅是行政工作,职场上任何工作都需要有良好的时间计划和最终的结果,哪怕是不好的结果。假如有一天,你问老板如何评价你的工作,他一定也会从时间是否安排合理、员工是否满意、某件事情让他留下深刻印象等来回答,否则一定都只是空话。那么怎么做时间计划,常用的工具就是时间管理――老生常谈“四象限管理法则”!


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抽出一点时间,将所有的负责工作按每天的时间先后顺利列出,依据题主的情况假设工作LIST如下:

上午

9:00-9:30卫生管理;

9:3.-10:30办公物品采购、发放;

10:30-11:30各部门的出差报销;

午休

1:00-2:00酒店预订;

2:00-3:00管理会议室,

3:00-4:30负责文书资料管理

4:30-5:00车辆安排

余下的接待事务和节假日员工关怀,是在特定的时间发生不列为每天的工作计划中。看到此,大家有没有想杀死的我想法?呵呵……怎么可能每一个小时完成一项工作呢,我的工作可是经常被别人打扰的,不支持是不行的。NO!

 

     回归象限图

以上常规的7项工作,被一一排入象限图中:

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以上仅为个人观点解释如下:

1、重要且紧急:酒店预订,因赶上接待高峰,即使协议酒店也会出现客满的情况,再如果安排的客户的等级不确定,又无法得到入住客人的详细信息,一旦惹毛,就不是行政工作没做好,有可能是工作也没有了。所以酒店预订一定是重众之重。

 

2、重要不紧急:办公用品、出差报销应该都会与财务部门接触,财务部门是否可以随时安排出纳帮你付款或报销?想必是不太可能。而车辆安排,如果是公司内部用车,则应提前填写派车单,而且多数情况下司机属行政管辖,协调一下就好了。

 

3、不重要但紧急:车辆安排(货车),因为假如企业负责为客户送货,赶上临时订单或公司原因未及时到货,则需要加紧安排配送。除此以外,此项无。

 

4、不重要不紧急:在这里我把这项简单的理解为常规工作,做了不明显,不做也看不出什么。或者说今天不做放到明天,根本没有影响。哪有些人会说“卫生管理”可不是这样的,员工会投诉。那么“卫生管理”是行政专员亲自做吗?不是!那就安排保洁人员每天自检,行政专员抽检。如果抽检不合格,列出处罚就可以。

 

  重新拟定时间计划表及规定

依据象限图及解释,原来工作根本没有压到喘不过气。而且重要紧急的工作就一项,其他完全可以按时间计划进行,那么在这里,我想提出一个观点“有法可依、有章可循”。以前的行政工作都是忙于应付,从来没想过怎么“想对方所想、急对方所急”。比如:

(一)办公用品

1、办公用品采购固定为每月10号,各部门提交采购单,过期不侯;

2、办公用品发放固定为每月15号,由各部门助理领取、保管;

3、因特殊情况加急购买,需所需部门经理-财务经理-人事经理同意后采购。如此繁琐的流程,相信很少人采用。

(二)各部门报销

行政要负责此工作,让我有丝丝费解,财务部门做什么?但如果公司一直都是这样的流程,那需要与财务部门领导沟通协调好,为经常出差的员工提供备用金。具体工作参考如下:

1、出差各类表单见公司文件库,自行下载填写,或存档于部门助理电脑,出差前领取;

2、出差申请单需要出差两日前提交;

3、出差报销每周五上午11点前提交,下周二下午2点领取。留下时间为自己整理、并提交财务部。

(三)车辆管理

准备派车单,制度规定提前一天提交派车单,出车司机确认可以出车并签字后派车。若几个部门均有外出,建议同行。

(四)会议室管理(由车辆管理)提前一天提交申请。

 

结果预估及汇报

每月工作按以上安排列清计划,每月最后一个周五下班前提交经理审核,下月依此工作。周五结果前,每项工作写清结果。表格如下:

 

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四、行政从业建议

  行政比较适合求稳的人、讲究的人、有点小情调的人,如果本身就喜欢把自己的周边环境调理得舒适顺畅,本身就有广泛的兴趣爱好但都不喜欢深入,那在先天条件上就很适合吃这碗饭。

  行政本身就不是个站在聚光灯下的工作,正常的职业生涯通道是行政助理/专员-行政主管-行政经理-行政总监-公司管理层,这条路本身就已经非常漫长,而在绝大多数的中小公司里,可能就永远的卡在了“行政专员”或者“行政主管”这一级里动弹不得。

  汽车才有上润滑油的需求,自行车可能咯吱响就让它响两声,板车更是一生无休的拖到散架为止,所以做行政工作,最好找一个能足够的施展空间平台。

  但从另一个角度来说,行政的优势就是少变动吧,稳定也是一项隐性福利,许多做行政的人,未必愿意到大企业里勾心斗角,做职场搏杀,小编也觉得十分矛盾。

 

  总之,具体如何选择,还是看自己的本心吧。送大家八个字:从心而觅,感无不通。

                                                转载自企业行政人资

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